5 причин скористатися послугами івент агентства

Івент компанії, які пропонують управління подіями, бувають різними. Від невеличких організаторів весіль до організацій, які пропонують широкий спектр послуг, як, наприклад, Київське івент агентство (Киевское ивент агентство).

Event в перекладі з англійської означає "подія" або "захід" - це публічні заходи, які носять розважальний та/або рекламний характер. Івенти асоціюються з великими урочистостями та незабутніми враженнями. Будь то тренінг чи день народження, конференція чи корпоратив, організація подібної події від початку до кінця, зроблена самостійно, може бути надзвичайно складним завданням. 

Хто організовує івенти?

Ці завдання та проекти, зазвичай, покладаються на того, хто не має нічого спільного з плануванням заходів. У великих організаціях на приціл потрапляє відділ маркетингу. І звичайно, хоча маркетинг та події йдуть рука об руку, це не обов’язково означає, що ваші маркетингові гуру готові прийняти виклик масштабної корпоративної події чи конференції.

Ми однозначно радимо звертатися до професіоналів. Ось 5 причин, чому вам слід найняти компанію з організації подій для проведення вашої наступної події або вечірки. Але спочатку давайте розглянемо які саме заходи організовують івент агентства.

Заходи, які організовують івент компанії:

• весілля;
• дні народження;
• вечірки;
• корпоративи;
• тімбілдинги;
• тренінги;
• форуми;
• конференції;
• семінари;
• круглі столи;
• прем'єри;
• промо акції;
• іміджеві заходи;
• відкриття філій;
• презентації;
• благодійні акції;
• спортивні події.

Переваги івент агентств

1. Залиште логістику профі

Ви, можливо, знаєте, як кажуть, що планування заходів - одна з найбільш напружених професій? І це дійсно так. Цих людей називають божевільними за те, що вони роблять, іноді вони саме так і почуваються. Графік розваг під час заходу завжди повен несподіванок. Навіть, якщо ви все розпланували ідеально - все може піти не так. Це не передбачення, це факт. Не кажучи вже про те, наскільки це може бути приголомшливим для того, хто не знає, як приймати рішення на ходу, або для того, хто не продумав кожен сценарій і не має плану Б.

Часто під час організації івенту ви одночасно маєте справу з кількома поставками, розробкою проектів, телефонними дзвінками та мільйоном запитань. Стресові речі. То що робити відповідальному за це все? Залиште це для профі! Незліченні роки спроб і помилок, а також загальний досвід роботи точно з такими ж завданнями робить івент агентство найбільш кваліфікованим для того, щоб ваша подія пройшла максимально гладко.

2. Вони дійсно чудові комунікатори

Отже, ви придумали дивовижну концепцію, і вам потрібно, щоб хтось втілив її у життя. Крок перший полягає в тому, щоб ваш координатор заходу зрозумів вашу концепцію та запропоонував власні творчі ідеї, щоб захопити відвідувачів. Після того, як ідеї обговорено, настав час запустити ці плани, шукаючи товари та контактуючи з постачальниками. Тут ключове значення має спілкування.

Комунікація з постачальниками разом з одночасним спілкуванням з місцем проведення, щоб переконатися, що елементи виконуються правильно, - це робота сама по собі. Для планувальника подій важливо не лише бути надзвичайно комунікабельним із вами та вашою командою, але також детально пояснити концепції та ідеї будь-яким постачальникам, які працюватимуть на виконання цих завдань або проектів. Від розуміння того, як буде створений спеціальний реквізит, до того, як ваш фотограф буде належним чином одягнений у день вашої події.

3. Важливі зв'язки

Одним з найкращих стимулів для роботи з івент компанією, є доступ до деяких найкращих цін в галузі. Ваш планувальник має перелік важливих контактів, які не тільки впораються з вашими найхимернішими запитами (повірте вони вже це все бачили і чули), але ще й має доступ до спеціальних тарифів, завдяки регулярним замовленням у них. Тарифи, які ви не змогли б забезпечити, якби звернулися до компанії самостійно. Якщо дотримуватися суворого бюджету компанії, це точно стане в нагоді.

4. Витрачайте на це, а не на те!

Легко мріяти про ідеї, які можуть звучати чудово в теорії, але не матимуть того ж результату, коли виконуються на практиці. У цій ситуації ваш координатор подій має виступати в ролі вашого керівника. Його робота - підказати, на що саме варто витратити, а що пропустити. Ви маєте бути впевнені, що ваші найбільші інвестиції матимуть найбільший вплив на учасників вашого заходу. Це може бути вражаючою декорацією або активацією, спрямованою на збір цінних даних від ваших учасників, щоб продовжувати зв’язуватися з ними після події. Довірте це також професіоналам.  

5. Бюджет

Остання причина, чому вам слід найняти івент агентство. Бюджет, бюджет і ще раз бюджет. У процесі планування заходу багато ідей зміниться, і можуть з’явитися речі, які потребують більше грошей, вкладених у певні компоненти. Однак робота планувальників заходів - переконатися, що всі елементи залишаються в межах вашого передбачуваного бюджету, або отримати ваше схвалення щодо збільшення розміру загального бюджету. Багато речей, які клієнти не беруть до уваги під час формування кошторисів та витрат від постачальників, - це плата за доставку та додаткові збори за послуги на місці. Постачальники беруть значну плату за доставку товарів, оренду, а іноді беруть плату за встановлення того чи іншого обладнання, крім того, дехто додає плату за послуги після закінчення вашої події. Всі ці доповнення починають складатися, і перш ніж ви це зрозумієте, ви вже перевищили свій початковий бюджет.