Коли і навіщо потрібний аудит кадрових документів

В Україні дедалі популярнішими стають послуги незалежних експертиз. Це дозволяє керівникам підприємств виявити та виправити недоліки у роботі підприємств. Зовнішній незалежний аудит допомагає уникнути штрафів від контролюючих органів. Найкраще виявити проблеми заздалегідь. Замовити послугу аудиту кадрових документів можна для перевірки всієї документації або її частини (наприклад, якщо деякі робочі процеси викликають підозри). Незалежні організації після аналізу нададуть вичерпний звіт. Спираючись на нього, керівник може ухвалити правильні рішення. Розглянемо, що таке кадровий аудит.

Які завдання виконує перевірка, коли вона є актуальною?

Фахівці виконують комплекс заходів, спрямованих на оцінювання HR обліку підприємства. Перевіряються документи щодо їх відповідності законодавчим нормам. Виявляються помилки, друкарські помилки.

Незалежний аудит є найактуальнішим під час зміни керівника кадрового відділу або компанії, за необхідності наведення порядку в документації, а також:

• перед перевіркою контролюючими органами;
• після конфлікту зі співробітником (коли він звернувся до суду);
• перед скороченням персоналу;
• за будь-яких конфліктних ситуацій, пов'язаних з трудовою діяльністю.

Незалежний аудит здатний запобігти репутаційним втратам компанії, а також звести до мінімуму юридичні та фіскальні ризики. Керівник підприємства після проведеної експертизи отримує детальний звіт, де вказано всі виявлені невідповідності, порушення, помилки, надано рекомендації щодо їх усунення, роботи кадрового відділу. Розуміючи реальну ситуацію на HR ділянці, бізнесу простіше проводити реорганізацію, планувати подальший розвиток. Крім того, перевірка дозволяє автоматизувати деякі процеси, що вивільняє ресурси, заощаджує гроші.

Що перевіряється?

Замовник може обрати один із кількох варіантів співробітництва. У першому випадку незалежний аудит проводиться безпосередньо в офісі компанії, а в другому дистанційно (робота ведеться на основі відсканованої документації). Обидва варіанти ефективні. Також експертиза може охоплювати всю документацію компанії або лише її частину. Залежно від потреб замовник може вибрати повноцінний аудит чи замовити перевірку найбільш значних сфер. Наприклад, експертиза проводиться для:

• виявлення невідповідності документації щодо чинних законів України;
• перевірки коректності оформлення наказів про відпустки, про прийом на роботу, про звільнення, про направлення у відрядження тощо;
• виявлення помилок під час штатного розкладу, графіка відпусток тощо.

Фахівці можуть розробити оптимальну схему адміністрування, знизити частку ручної праці у відділі кадрів, відновити документацію для зовнішньої перевірки. Завдяки цьому бізнес може скоротити фінансові витрати, налагодити ефективну роботу та мінімізувати ризик виникнення конфліктних ситуацій зі співробітниками компанії. Незалежний аудит допомагає запобігти штрафам та іншим можливим неприємним наслідкам візиту трудової інспекції.

У кого можна замовити послугу?

Робота з великим масивом інформації та виявлення всіх можливих помилок потребують високого професіоналізму, досвіду. Фахівці мають досконально знати актуальне законодавство, Трудовий кодекс, а також вміти виконувати необхідний об'єм роботи у визначений термін. Крім того, потрібна гарантія конфіденційності. Замовник має бути впевненим, що в процесі роботи не буде витоку інформації. Спеціалісти міжнародної компанії UCMS Group здатні надати якісні послуги. Для виконання поставлених завдань буде підключено висококваліфікованих співробітників.

Спеціалісти UCMS Group індивідуально підходять до роботи. Вони обов'язково вивчають особливості бізнесу, внутрішні стандарти, побажання замовника. Перед співпрацею укладається договір. Окрім того, UCMS Group гарантує страхування відповідальності за результат. Компанія вже 15 років на українському ринку. Вона використовує міжнародні стандарти та актуальне програмне забезпечення. Замовник може розраховувати на повне збереження конфіденційності та захист персональних даних.